Verbale PG 16/4/2025 – OE 2025

Milano, 16 aprile 2025 – Verbale 1° INCONTRO ORGANIZZATIVO OE 2025 Toc-Toc

Presenti: Mariarosa, Paola, Paolo

All’inizio ci siamo collegati con Sara, l’educatrice che sta seguendo il Corso di Formazione Animatori per l’OE 2025, per avere una restituzione dopo 3 incontri. In sintesi ecco cosa ha segnalato:
“Buon numero di ragazzi, partecipazione che è andata aumentando; partecipano alle proposte che vengono fatte; ad oggi non sono un gruppo coeso, ma un insieme di diversi gruppi legati ad affinità e simpatie; il mio obiettivo negli ultimi 3 incontri sarà anche quello di lavorare perché siano maggiormente gruppo; rispetto all’esperienza dello scorso OE, i ragazzi sentono troppo la responsabilità di trovarsi di fronte a situazioni o problematiche alle quali non sono mai stati preparati: in particolare la situazione di alcuni bambini problematici, le difficoltà a rapportarsi con le famiglie non collaborative
Da ultimo segnalo che hanno sentito la mancanza di una figura adulta di riferimento nei momenti di difficoltà e nelle complessità che si sono verificate”
Terminata la videochiamata con Sara, proseguiamo analizzando nel dettaglio gli aspetti organizzativi dell’Oratorio Estivo 2025, punto per punto.

ISCRIZIONI
Verranno seguite da Padre Giorgio e dalla segreteria, ma sarà importante la presenza di padre Mac; in ogni caso padre Mac e lo staff di supporto dovranno essere a conoscenza, caso per caso, della situazione dei bambini iscritti e delle rispettive famiglie
Il modulo base delle iscrizioni è quello della Diocesi, ma deve essere integrato, ideale un foglio fronte/retro, che permette di non confonderci e/o perdere informazioni.
Le integrazioni riguardano in particolare :
– indicazioni sullo stato di salute dei bambini; in particolare disabilità o fragilità/patologie gravi (questo per poter valutare i la possibilità e le modalità di inserimento. Fermo restando che l’oratorio estivo è un luogo certamente accogliente come intenzione, va valutato il fatto che i nostri animatori non possono farsi carico di responsabilità a fronte di patologie particolarmente complesse da gestire).
– la taglia della maglietta OE;
– autorizzazione dei genitori per uscita autonoma dall’oratorio, alla fine delle attività,
– delega a persona di fiducia dei genitori, per ritiro del bambino dall’oratorio, alla fine delle attività
– da specificare che le attività dell’oratorio estivo finiscono alle ore 17,00 (da confermare). I volontari presenti avranno cura che i bambini vengano presi in custodia dai genitori o da chi è da loro delegato. Dopo tale orario l’oratorio resta aperto ancora fino alle 19,00 (da confermare) ma senza responsabilità diretta dei volontari,

Proposta periodo delle iscrizioni: dal 5 maggio al 25 maggio (non accogliere fino all’ultimo momento, se non valutando attentamente i casi)
Il momento dell’iscrizione è molto importante, perchè passano diverse informazioni fondamentali; ci deve essere la comunicazione delle problematiche di ogni iscritto sia a P. Giorgio/Segreteria che all’assistente dell’Oratorio e allo Staff di supporto

Sarebbe auspicabile riuscire a garantire un supporto alla segreteria per il momento delle iscrizioni da parte di qualche laico
Le quote settimanali dovranno essere pagate il venerdì mattina precedente la settimana di frequenza, nel momento dell’ingresso; sempre il venerdì mattina si acquisteranno i buoni della settimana successiva
La partecipazione alle uscite/gite dovrà essere tassativamente autorizzata e pagata la settimana precedente la gita stessa

ORGANIZZAZIONE
Per l’accoglienza sarà importante trovare dei volontari per controllare INGRESSO E USCITA Lo scorso anno :
Al mattine: accoglienza, momento di preghiera in Chiesa, giochi a squadre,
Mercoledì piscina alla mattina – a rotazione 25 alla volta – i più piccoli andavano al museo botanico – laboratori pomeriggio
Venerdì film al pomeriggio, mattina giro in bicicletta con bimbi più grandi (medie) Le gite di solito erano il Giovedì

REFERENTI:
CUCINA
La cucina viene utilizzata 3 volte alla settimana – (1 giorno è dedicato alla gita – 1 giorno venerdì pranzo al sacco)
Padre Giorgio si occupa di contattare Pellegrini per gli accordi sui menu e sui costi, dopo che avrà un quadro in base alla modulistica ricevuta. La comunicazione delle intolleranze, diete, allergie verrà comunicata con i dati delle iscrizioni/moduli.
Il momento del pranzo è un momento che necessita della presenza di volontari (valutare numero e presenze).
Anna Roncalli si occupa dell’acquisto di tutte le vettovaglie.

PREGHIERA
E’ un tema seguito dall’assistente, padre Mac. Sarebbe buona cosa utilizzare i materiali forniti dalla FOM (vedi KIT). Di solito la preghiera è al mattino, subito dopo l’ingresso e prima delle attività.

LABORATORI
Dobbiamo decidere:
che laboratori fare, che persone coinvolgere, che materiali acquistare
Di solito sono: Sport (seguito dagli animatori) / Ballo-Danza / Canto / Cucina (molto gettonato) / Laboratori creativi (con un adulto di riferimento).
Fondazione Aquilone metterà a disposizione gratuitamente un’educatrice che, insieme a Mariarosa, si occuperà dei lab creativi

GIOCHI
I giochi vengono preparati dagli animatori insieme all’assistente; serve un lavoro di preparazione/studio per fare giochi che siano adatti, pensati, belli, coinvolgenti. Spesso alcuni giochi necessitano di materiale, e quindi vanno preparati in anticipo. Si dovrebbe attivare un gruppo ad-hoc per i giochi, preferibilmente di Animatori, magari con un adulto di riferimento
I giochi sono di solito divisi in squadre (4), al mattino, mentre al pomeriggio si fanno giochi di gruppo.
Riguardo all’animazione, l’impianto Audio deve essere curato, e preferibilmente seguito da degli animatori incaricati, con la supervisione di un adulto, in modo che non ci sia un utilizzo non appropriato. Stare attenti riguardo alle lamentele per un eccessivo rumore, se possibile

COMUNICAZIONE
Molta attenzione dovrà essere rivolta alla Comunicazione; bisogna puntare a un maggior coinvolgimento delle famiglie alla Presentazione dell’OE, quindi lavorare ad una buona comunicazione. Durante le iscrizioni dire già il giorno della presentazione, in modo che venga fissato nel calendario da parte delle famiglie; rendere la partecipazione quasi vincolante, obbligatoria (riflettiamoci).
Cosa viene presentato di solito? come si svolgono le giornate della settimana; l’inno dell’oratorio estivo. Per i materiali da utilizzare per preparare la presentazione, prendere il codice dal kit di padre Mac, per poter scaricare dal sito FOM
Riguardo a foto e video, stare molto attenti alla privacy, e inserire nel modulo la richiesta di poter effettuare riprese audio/video a scopo promozionale dell’Oratorio Estivo
Valutare la possibilità di vendere i buoni pasto settimanali durante la serata di presentazione

INFERMERIA
Cassetta del pronto soccorso da comprare; KIT per minime medicazioni.
Non spetta a noi l’intervento in caso di emergenza, non siamo personale qualificato; in caso di emergenza l’indicazione per tutti è di chiamare l’assistenza medica (ambulanza).

SICUREZZA
Un momento importante dove servono volontari è quello dell’ingresso; in quella occasione viene consegnato il buono pasto, e viene spuntata la presenza; i giorni dove non c’è la mensa vengono semplicemente spuntati; i genitori danno le informazioni relative a casi particolari della giornata (uscita prima, eccetera, che devono essere tutti segnati)
Anche durante l’uscita è importante verificare che i bambini vengano consegnati ai loro familiari e/o delegati. Serve l’elenco delle persone delegate
A turno serve la presenza di un adulto durante tutta la giornata, per il controllo/sorveglianza e una supervisione.

GITE
Verificare iscrizione alla FOM 2025 per avere gli sconti Le gite di solito sono 5, come il numero delle settimane; Proposte 2025
1 – CASERMA POMPIERI / PLANETARIO
2 – ASSAGO FORUM
3 – ZOOM / (Torino, Pullman) – Le Cornelle – Tree Experience
4 – ZERO GRAVITY (da verificare orari)
5 – ACQUATICA
Per le gite servono adulti accompagnatori. Valutare sempre i costi delle gite in modo che siano possibilmente per tutti. Chi non viene alle gite sta a casa, l’oratorio quel giorno è chiuso
Bisogna sempre comunicare ad ATM lo spostamento di un gruppo, se ci si muove su Milano. Da verificare anche l’estensione dell’assicurazione, che valga anche per l’esterno nelle uscite.

DIVISIONE DEI COMPITI
Dopo questo incontro, la parte legata all’ORGANIZZAZIONE pratica dell’OE seguirà un suo percorso, con tutte le mansioni da seguire. Meglio se questa attività si discosta leggermente da quella della Pastorale Giovanile, per essere maggiormente pratica ed efficiente. Tutto verrà costantemente riferito alla Pastorale Giovanile. Questo per non rischiare di parlare solo di questo, vista la quantità di cose pratiche da fare.
Importante sarà capire di quanti soldi potremo disporre per far fronte alle spese, tra cui l’organizzazione dei laboratori, la copertura di costi eccessivi per famiglie che non se lo possono permettere, materiali e acquisti vari (vettovagliamento, eccetera)

ANIMATORI
Riguardo a questo tema, e alla necessità di dare una indicazione chiara ai ragazzi minorenni e adulti che intendono collaborare con le attività dell’oratorio estivo, si ribadisce che la partecipazione ai momenti di Formazione è prerequisito fondamentale; per tutti quelli che fino ad oggi non hanno partecipato per vari motivi, diventa fondamentale partecipare perlomeno agli ultimi 3 incontri.
Ma è possibile comunque distinguere i collaboratori e volontari dagli animatori. Il ruolo dell’animatore è un ruolo di responsabilità, ma spesso è anche un ruolo di fruitore. Invece abbiamo bisogno di avere giovani disposti a collaborare in una forma diversa, da adulti, e non come animatori. In questo caso la proposta è quella di coinvolgersi nello staff che sta preparando l’OE, magari occupandosi di qualche aspetto in particolare. La loro presenza alle giornate dell’OE sarà quindi molto gradita, ma con ruoli diversi, e senza la necessità di uniformarsi agli animatori.